안녕하세요~ 체인지온 담당자입니다!

지난 1주일 동안 제가 제일 많이 받은 질문이 “체인지온 컨퍼런스는 언제부터 준비하나요?” 였습니다. 그때마다 간단히 설명해 드리곤 했는데 기관 및 단체에서 컨퍼런스나 세미나, 교육 등을 준비하시는데 도움이 될까하여 살짝 정리해봅니다.

방법이 똑같을 수는 없겠지만 실무자분들께 작은 도움이 되었으면 합니다~^^;; 

 

1. 장소 선정(3~4월)

11월에는 관련 행사가 많습니다. 그래서 장소를 미리 결정하는 것이 무엇보다 중요합니다.

체인지온 행사는 매년 양재동 EL타워에서 진행하고 있지만 장소 조사 및 예약은 3~4월에 진행합니다. (체인지온 컨퍼런스가 원래는 강연과 각 분과에 따른 워크샵이 함께 이루어지는 형태로 준비를 했었는데, 장소를 찾지 못하여 지금의 컨셉으로 기획을 변경하게 되었다는 비하인드 스토리 아시나요? ^^) 


2. 자료 조사(7~8월) 

체인지온 컨퍼런스의 본격적인 준비는 7월부터 시작됩니다.

국내외 비영리, 미디어, 기술 등을 키워드로 상반기에 진행된, 또는 앞으로 진행될  모든 컨퍼런스, 포럼, 세미나 등을 조사하여 어떤 주제로, 어떤 연사들이, 어떤 형태로 진행되었는지/진행될지를 엑셀 파일로 정리합니다.

국내 사례는 웹검색 등을 통해 공개된 자료를 토대로 정리하였으며,

해외 사례는 NTEN, LIFT, TEDMashable 등을 참고하였습니다. (덕분에 영어 공부를 엄청 하였다는;;;;)

 

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3. 주제 선정(9월)

모아진 자료를 토대로 한해 동안 어떤 주제가 화제가 되었는지,  꼭 챙겨야 할 기술들은 어떤게 있는지 등을 꼼꼼히 살펴보고

2011년 체인지온 컨퍼런스의 주제를 아이디어 회의를 통해 모아봅니다.

아이디어 회의는 하루에 끝나는 것은 아니구요, 틈틈히 시간날때마다 진행하여 대략 10일 정도 진행하였습니다.

(아래 사진은 저희가 아이디어 회의를 하면서 생각나는 주제들을 자유롭게 적어보는 모습입니다.

사회를 보신 방대욱 실장님은 긴 회의에 허리가 아프시다며 잠시 누워계십니다;;;;;) 

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4. 연사 확정 및 섭외(9월~10월 초)

주제가 확정되면 연사 섭외를 진행합니다.

각 세션별로 연사 후보 리스트를 정리해 놓고, 이전에 연사분들이 하신 강의 자료 및 동영상 참고, 주변 분들의 추천 등을 받아서 섭외에 들어갑니다. 섭외를 할때에는 가급적 직접 찾아뵙고 체인지온에 대한 설명, 주제에 대한 설명, 연사님께 요청드리는 사항 등을 말씀드립니다. 연사분들이 비영리에 대한 경험이 많지 않기에 직접 뵙고 자세히 설명드리면 체인지온에 맞춘 강연을 준비하시는데 도움이 되리라 생각됩니다.

올해에는 이와 더불어 연사분들의 사전 인터뷰를 진행함으로써 한번 더 뵙기도 했네요~

 

 

5. 웹사이트 기획, 디자인, 개발 (10월)

프로그램이 확정되면 모집을 위한 웹사이트 기획 및 디자인, 개발 작업에 들어갑니다.

현재 체인지온 컨퍼런스는 체인지온 사이트에서 매년 자료를 누적하여 소개하고 있기 때문에

사이트를 별도로 준비하지는 않고, 체인지온 사이트 컨퍼런스 메뉴에 탭을 추가하여 진행하고 있습니다.

사이트 오픈을 위해서는 파트너사 섭외 및 관련 배너 제작, 발송용 DM 제작 등도 함께 진행합니다. 

모바일 웹/ 앱이 있으시다면 웹/앱용 자료도 잊지 않고 챙기셔야겠죠? ^^

 

6. 모집 페이지 오픈(10월)

짜짠~ 드디어 2011년 체인지온 컨퍼런스 모집 페이지가 오픈하였습니다.

페이지 오픈과 동시에 트워터, 페이스북을 통해 열심히 홍보를 합니다.

이전 참가자분들께 메일 보내는 것도 잊지 않습니다.

SNS뿐만 아니라 새롭게 체인지온을 접하는 분들을 위해 보도자료도 배포합니다. ^^ 

다양한 홍보 채널을 확보하는게 무엇보다 중요하겠죠?

 

7. 오픈세션 확정(11월 11일)

작년 부터 참가자들의 다양한 이야기를 들어보고자 오픈세션을 마련하였습니다.

오픈세션은 발표자가 신청을 하면, 네티즌들의 투표를 통해 5명을 선정합니다.

현장에서 뜨거운 호응을 받는 시간이지만

막상 준비할때에는 신청자가 부족하여 담당자 마음이 조마조마 합니다~^^;;;

그래도 마지막날 뒷심을 발휘한 신청으로 경쟁률 2:1의 투표를 진행하게 되었습니다.

선정되신 5분과는 행사 2일전 사전 모임을 통해

인사도 나누고, 서로의 발표 내용도 들어보고, 피드백도 나누는 시간을 마련하였습니다.

 

 

8. 사전 준비(11월)

당일  컨퍼런스를 위해 준비해야 할 것들!

먼저 개막식은 PPT로 진행합니다. (이것도 많은 분들이 물어보셔서.. ^^)

PPT로 자막을 넣고 슬라이드쇼로 진행합니다~ 간단하죠? ^^

그외 축하영상, 공지사항 영상, 영상으로 진행된 베스켄터 강연 영상은 미리미리 준비 합니다.

 

또 많은 분들이 궁금해 하시는  

트위터/ 페이스북 현장 중계, 경품 추첨 프로그램은 사전에 디자인 작업, 개발작업을 통해 준비해놓습니다. (이번 트위터 현장 중계 프로그램은 CC korea 에서 제공해주신 프로그램을 수정하여 만들었습니다)

이때 가장 중요한 것은 행사장이 큰 관계로

멀리서도 잘 보일 수 있는 폰트 크기와 흐름 속도 입니다~^^

소스는 곧 정리해서 공개할 예정입니다~ 변경해서 사용하실 경우에는 이 두가지를 잘 고려하세요~^^

 

강연자료는 행사 2일전까지 다 받습니다.

CCL정책에 따라 <비영리-저작자표시>로 공개해도 되는지 연사분들께 다 여쭤보고

혹 공개하기 어려운 자료가 있으신 분은 배포용으로 별도로 자료를 준비해달라고 요청하여

공유합니다~

 

컨퍼런스를 생중계하기 위한 점검도 2~3일전에 진행합니다.

저희는 다음 tv 팟을 통해 생중계를 진행하였는데요..

생중계 신청을 한 후, (http://blog.daum.net/ahahvideo/17946249)

담당자와 생중계 기기 테스트를 사전에 함으로써 준비하였습니다.

tv팟 생중계를 진행하면 모바일 생중계도 지원됩니다~^^

 

폐막식에 진행된 펀어워드를 위해서는 상종류, 상품, 상장 모양의 PPT 자료 등을 준비하였구요

현장에서 스케치 영상을 바로 제작하기 위해서는 어떤 컨셉과 내용의 영상을 담을지

미리 회의를 통해 준비해 놓습니다 (생각보다 현장에서 편집하는게 시간이 꽤 걸리더라구요..^^;;;;)

스케치 영상은 동영상 촬영이 아닌 사진으로 만듭니다~

 

마지막으로 참가자들이 함께 준비하는 오픈전시회, 명함그래프를 위해!

또 1회용 컵을 제공하지 않는다는 점을 다시 한번 더 알려드리기 위해

참가자분들께 메일, 문자 발송도 1~2일전에 잊지 않고 챙깁니다~

 

경품으로 드린 책은 연사분들께 1권씩 추천을 받아서 재단의 추천과 함께 구성하였구요

기념품으로 드린 책도 미리 준비하여 도장을 찍어 둡니다

(이건 작은 팁인데.. 체인지온, 아이티캐너스 등의 사업명으로 도장을 미리 준비해두시면 여러모로 쓸모가 많아요 ~^^)

(소소한 정보를 또 드리자면 인터넷 서점에서 책을 구매하실 때 단체 구매로 별도로 신청하시면 할인율이 좀더 높아요~^^)  

 

워크북은 미리 시안을 넘겨 준비를 하고 있다가

오픈세션 발표자가 확정되는대로 추가 컨텐츠를 붙여서 제작에 들어갑니다.

워크북 제작기간은 1주일 정도 잡으시면 됩니다

  

 

9. 진행(11월 18일)

두둥~ 드디어 컨퍼런스 날입니다

아침 일찍 모여 현장 리허설을 하며 놓치고 있던 부분을 최종 체크합니다.

생중계도 점검하고, 트위터/ 페이스북 중계도 체크합니다.

현장에서는 트위터/ 페이스북 담당자를 배치하여 실내 온도 조절이나, 마이크 소리 조절 등의 진행과 관련된 요청이 있을때 대응할 수 있도록 합니다.

강연 자료는 생중계를 통해 보시는 분들도 참고할 수 있도록 강연 시작전에 업로드를 합니다.

스케치 영상을 위한 사진을 각 시간별로 어떻게 준비할 지를 논의하면 현장 준비는 완료됩니다!

 

스마트폰, 태블릿PC 사용자가 늘면서 무선인터넷이 원활하지 않았던점, 생각보다 많은 분들이 오픈 전시회를 참가해주셔서

중간에 테이블을 추가하고 공간을 늘린점 등이 예기치 못했던 상황이었지만..

이 정도면 체인지온 컨퍼런스 괜찮았죠? ^^

(다음세대재단 식구들입니다~ ^^)

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10. 평가(11월)

드디어 체인지온 컨퍼런스가 끝났습니다~

이제 행사를 마무리하며 챙겨야 할 것들은 바로 현장 스케치, 현장 사진, 강연 영상입니다.

그날의 소식을 전하기 위한 스케치 글은 사진과 함께 자유롭게 작성하고

현장 사진은 사진 공유 서비스에 올려 참가 하신 분들이 자유롭게 다운로드 받으실 수 있도록 합니다.

영상도 동영상 공유 서비스에 올려 자유롭게 공유 하실 수 있도록 하였습니다.

그리고, 구글 문서를 이용하여 참가자들의 설문을 받습니다.

 

 

한눈에 보실 수 있도록 간단히 정리해드리려고 했는데

이것도 궁금하실까? 저것도 궁금하실까? 하는 상상에 주저리주저리 말이 많아졌네요;;;;

행사를 담당하는 실무자의 좁은 시각이라 생각하시고^^

참고해주세요~

혹시 추가로 궁금한 것이 있으시면 언제든지 메일 주시면 답변해드리도록 하겠습니다.

 

감사합니다!