온라인 네트워크 기술의 발달로 다양한 웹 서비스와 클라우드 저장 서비스들이 등장하고 있습니다. 몇가지 유용한 서비스들은 무료로 제공되기도 하는데요, 비영리 단체가 문서 작성을 하는데에 있어 무료로 사용이 가능한 6가지 도구들을 정리해봤습니다. 3가지 도구씩 나누어 2번에 걸쳐 소개드립니다.

PC와 데스크톱에 설치해서 문서작성을 하는 것이 가능한 오픈 오피스부터 웹 브라우저를 활용해서 인터넷이 연결되어 있다면 무료로 사용할 수 있는 서비스들까지 다양한 온라인 도구들이 있으니 단체의 상황과 작업의 편리성에 맞게 활용해보세요. 소프트 웨어를 구매하여 설치해 사용하는 것에 소요되는 비용이 만만치 않아 재정적 부담이 큰 단체라면 특히 하나하나 자세히 살펴보시기 바랍니다.

무료로 활용이 가능한 6가지 온라인 문서 작업 도구들

6가지 도구는 ‘구글 드라이브’, ‘오피스 온라인’, ‘아이워크 포 아이클라우드’, ‘씽크프리 온라인’, ‘네이버 오피스’, ‘오픈 오피스’ 입니다. 이 외에도 무료로 활용할 수 있는 온라인 도구들이 더 있겠지만, 사용자들이 많아 장기적이고 안정적으로 활용이 가능하며, 기존의 문서 작성 소프트웨어와 비슷한 형태의 화면을 제공하는 것들을 중심으로 6가지를 선별했습니다. (이 외에도 활용이 용이한 좋은 온라인 도구가 있다면 언제든지 댓글로 알려주세요.) 클라우드 저장공간 서비스이면서 동시에 문서 작업 툴을 제공하는 것들도 몇개 눈에 띄입니다. 저장공간은 용량에 제한을 두고 제공되는 경우가 많으므로 무료 제공 용량을 꼭 확인하시는 것이 좋습니다. 

1) 구글 드라이브 https://drive.google.com

구글 드라이브는 구글이 제공하는 클라우드 저장 서비스이면서 동시에 여러가지 문서 작업이 가능한 온라인 도구입니다. 지메일(Gmail) 계정만 있다면 누구나 사용할 수 있으며, 문서 작성, 프레젠테이션 슬라이드 작성, 엑셀 시트와 차트 작성, 온라인에서 활용 가능한 신청 양식 작성 등의 문서 작업이 가능합니다.
 

<구글 드라이브 접속 화면(왼쪽)과 문서 편집 화면(오른쪽)>

구글 드라이브가 가지는 강점은 공유와 실시간 동시 편집이 용이하다는 점인데요, 작성된 문서는 구글 드라이브에 저장되기 때문에 이 문서에 접근할 수 있는 온라인 링크를 생성하여 문서를 공유할 수 있습니다. 보기, 쓰기, 공동 편집자 추가하기 등의 권한을 함께 설정하여 공유할 수 있는 기능도 제공하고 있습니다. 또한 실시간으로 공동 편집이 가능하다는 장점이 있는데요, 이 기능을 이용하여 중요한 회의시 아이디어를 내며 함께 문서로 완성해갈 수 있겠습니다. 또한 누가 언제 어떤 내용을 수정하였는지에 대한 기록이 남고 과거 버젼의 문서 내용을 복원할 수 있는 기능도 제공하고 있어 내용이 지워지는 것에 대한 염려는 할 필요가 없답니다. 작성된 문서는 내 컴퓨터에 다양한 형태로 다운로드도 가능하니 훌륭한 기능들을 많이 갖추고 있다고 할 수 있지요.

<공유, 업데이트 기록 보기, 다른 이름으로 다운로드 기능을 제공하고 있음.>

2) 오피스 온라인 https://office.com/start/default.aspx

최근 마이크로소프트사가 오피스 프로그램을 웹 상에서 사용할 수 있는 ‘오피스 온라인’이라는 도구를 내놓았습니다. 마이크로소프트 계정만 있다면 누구나 온라인으로 오피스 프로그램(아웃룩, 워드, 원노트, 파워포인트, 엑셀)을 사용할 수 있게 되었는데요, 기존에 업무에서 마이크로소프트사의 오피스 프로그램을 많이 활용하고 계신다면 한번 이용해 보시는 것도 좋겠습니다. 일부 편집 기능이 제한적이기는 하지만 데스크탑에 설치하여 사용하는 소프트웨어 비용이 만만치 않기 때문에 소규모 비영리 단체에서는 요긴하게 활용할 수 있는 가능성도 보입니다. 더 상세한 내용은 블로터닷넷에 소개된 기사를 참고해 보세요. (http://www.bloter.net/archives/181992)

<오피스 온라인 홈페이지 화면(왼쪽)과 워드 온라인으로 문서를 편집하는 화면(오른쪽)>

<공유 옵션 화면(왼쪽)과 저장하기 옵션 화면(오른쪽)>

오피스 온라인에서 문서를 작성한다고해서 파일로 보관하는 것이 불가능한 것은 아닌데요, 다른 이름으로 저장하는 메뉴에서 작성한 문서를 다운로드 할 수 있습니다. 구글 드라이브와 같이 실시간 협업을 통한 문서 작성도 가능한데요, 이는 공유 메뉴 – 다른 사용자와 공유 기능 설정으로 할 수 있습니다. 엠베드(Embed)라는 기능도 제공하고 있는데요, 이 기능은 오피스 온라인에서 작성한 문서를 블로그나 홈페이지에 삽입할 수 있는 기능입니다. 

3) 아이워크 포 아이클라우드 https://www.icloud.com/

아이워크는 애플의 맥 제품에서 사용하는 문서 편집 소프트웨어를 통칭하는 단어입니다. 워드에 해당하는 페이지스, 엑셀에 해당하는 넘버스, 파워포인트에 해당하는 키노트가 그 구성품입니다. 애플도 온라인에서 이 프로그램들을 활용할 수 있는 기능들을 새로 내놓았는데요, 아직은 베타 버젼이지만 이 기능들은 아이클라우드에서 사용할 수 있습니다.

<아이클라우드 로그인 했을 경우 화면(왼쪽)과 문서를 작성하기 위해 페이지스를 클릭한 화면(오른쪽)> 

<페이지스에서 새로운 문서를 작성하는 화면>

아이워크 포 아이클라우드도 기본 문서 작성 프로그램과 동일하게 사용할 수 있고 공유도 가능합니다. 실시간 협업 기능은 아직 제공되지 않고 있습니다. 공유는 작성된 문서에 대한 고유 링크값을 전달하는 형태가 되며, 링크를 통해 공유 받은 사람은 내용을 보거나 편집하는 것이 가능합니다. 하지만 변경 내역을 추적하거나 할 수는 없으니 내용을 수정할때는 복사본을 만들어 두는 것이 좋겠습니다.

관련 자료:

• 비영리 단체가 무료로 활용할 수 있는 문서 작업 도구 6가지 (2) / ChangeON.org(2014-03-08)