지난 9월 4일은 다음세대재단이 10주년 되는 날이었습니다.
이에 다음세대재단에서는 10주년 기념 사이트를 오픈하고 소박한 기념 파티를 했습니다.
10주년을 준비하면서 다른 비영리 단체들의 기념행사도 살펴보고, 기념 사이트들도 많이 참고하였습니다.
문득 5월에 있었던 희망제작소 5주년 기념 컨퍼런스가 생각이 나더라구요…
희망제작소의 5년의 성과를 이야기하기 위해 참석한 자리였지만, 한편으로는 5주년 기념 컨퍼런스 행사를 어떻게 하나 살펴보고자 하는 마음이 컸었거든요..
근데 그 자리에 오신 많은 분들이 10주년, 5주년 행사를 참고하러 왔다고 밝혀서 한바탕 웃었던 기억이 있습니다.
그래서 저희가 10주년 기념 사이트를 준비했던 과정을 공유하고자 합니다. (10주년 기념 파티는 그동안 함께 해주신 분들을 모시고 소박하게 진행하였기에 기념 사이트 준비 과정 중심으로 정리하였습니다.)
기관마다 가지고 있는 내용과 방향은 다르겠지만 준비 과정을 서로 나누면서 도움이 되었으면 하는 바람입니다.
1. 내부 아이디어 회의 (2010. 12)
10주년 준비를 위한 직원 아이디어 발표시간을 가졌습니다. 아무런 제약없이 다양하게 생각해본 아이디어를 직원별로 3개씩 준비해와서 이야기를 나누었습니다. 제시된 아이디어를 놓고 투표를 통해 베스트 아이디어도 뽑았습니다. 이러한 아이디어 회의를 통해 전체적인 방향을 잡았습니다.
2. TFT 구성(2011. 01)
10주년을 준비할 TFT을 구성하였습니다. 10주년 준비는 재단 직원 모두가 함께 하지만 전체적으로 프로젝트를 주도할 팀을 조직하였습니다. 선발 기준은 오래 근무한 순이었습니다. (재단의 히스토리를 잘 알아야 한다는 이유로;;;) TFT이 구성된 이후로 TFT은 1주일에 한번씩 정기회의를 통해 프로젝트를 진행하였습니다.
3. 참고사이트 조사(2011. 01 ~ 2011. 03)
비영리/영리 구분 없이 기념 사이트들을 살펴보았습니다. 어떤 내용들을 어떻게 구성하였는지를 살펴보면서 다음세대재단의 10주년 사이트에 대한 영감을 얻습니다.
4. 연혁정리(2011. 01 ~ 2011. 06)
다음세대재단의 10주년 사이트를 준비하면서 생각한 방향은 10년의 역사를 한번 정리해보자는 것이었습니다. 외부적으로 소개한다는 의미도 있었지만 내부적으로도 그동안의 자료들을 한번 정리하는 것이 필요하다는 생각에서였습니다. 이에 10주년 사이트의 핵심을 10년의 역사를 담은 타임라인으로 잡고 그동안의 자료들을 수집하는데 많은 시간을 할애하였습니다.
자료수집 과정은 아래와 같습니다.
– 먼저 매달 뉴스레터에 담았던 소식들을 1년 단위로 모아봅니다.
– 연단위로 정리된 자료를 토대로 기간, 장소, 함께한 사람, 세부 내용을 구분하여 엑셀 시트를 만들었습니다.
– 각 소식에 해당하는 사진, 동영상 자료를 각 사업 담당자가 공유폴더에 업로드 합니다.
– 이렇게 정리된 자료를 가지고 그 해의 하이라이트를 선정하고, 사업 기획의도, 진행과정에 있었던 에피소드 등에 대해 추가 자료를 수집합니다.
– 연혁이 정리 된 후, 정리된 자료로 사이트의 타임라인 메뉴를 구성할 뿐만 아니라 이벤트를 위한 퀴즈준비, 인포그래픽 제작, 동영상 제작에도 유용하게 활용하였습니다.
** 자료를 준비하다 보니 매월/매년 사업 소식과 행사 내용을 차곡차곡 준비해놓는 게 정말 필요하다는 것을 많이 깨달았습니다. 오프라인으로 제작된 현수막, 포스터, 기념품 등도 하나씩은 꼭 챙겨두시고, 관련 사진도 해상도 높게 찍어서 폴더별로 미리미리 정리해 놓는다면 정말 유용할 것 같습니다 **
<데이터 정리한 엑셀 시트>
5. 인포그래픽, 기념영상 제작 (2011. 06 ~ 2011. 08)
다음세대재단의 10년의 성과를 한눈에 볼 수 있도록 인포그래픽과 동영상을 제작하였습니다. 동영상 제작시에는 그동안 함께 해주신 분들의 축하 인터뷰도 함께 구성하여 행사 현장에서 다른 버전으로 활용하기도 하였습니다. 인포그래픽과 동영상 제작을 위해서는 앞서 정리한 연혁 데이터를 유용하게 사용하였는데 제작 담당팀이 10년의 자료를 한꺼번에 보는 것은 쉽지가 않았습니다. 그래서 비하인드 스토리나 연도별 하이라이트 중심으로 회의를 진행하고 포인트를 잡는 것이 중요하였습니다. 인포그래픽과 동영상 제작 기간은 2달 정도 소요 되었습니다.
<인포그래픽>
<기념 영상>
6. 이벤트 구성(2011.06 ~ 2011. 07)
이벤트는 재단과 함께 하신분들이 당시의 사진과 이야기를 나눌 수 있는 [추억나누기], 다음세대재단에 관한 퀴즈를 풀어보는 [재단알아보기], 축하 메시지를 남기는 [축하해주기]로 구성하였습니다. 다음세대재단과 함께한 경험이 있는 분부터 처음 다음세대재단을 알게 된 분들까지 모두 참여할 수 있는 이벤트로 준비하였습니다. 이벤트 경품도 기프티콘으로 하여서 참가자들의 연락처정보 만으로도 배송이 가능할 수 있도록 하였습니다.
7. 사이트 오픈 및 홍보(2011. 08)
기념 사이트는 기념일보다 1달 정도 앞서 오픈하였습니다. 사이트 오픈 후에는 요즘, 트위터, 페이스북, 재단 뉴스레터 등을 통해 홍보하였고 보도자료도 배포하였습니다. 이벤트는 SNS을 통해서 알게 되신 분들이 많이 참여하셨습니다.
-> 다음세대재단 10주년 기념 사이트 가기 http://10th.daumfoundation.org
이렇게 사이트를 오픈하여 1달 가량 이벤트를 진행하고, 지금은 10주년 자료 사이트로 운영하고 있습니다. 기념행사 후기 페이지도 업로드 하여 현장의 분위기도 담아보았습니다.
준비할때에는 시행착오도 많이 겪었고, 끝이 날 것 같지 않았는데.. 막상 이렇게 정리하고 보니 간단해 보이네요..^^;;;;
혹시 기념 사이트나 행사 관련한 노하우가 있으시다면 여러분도 공유해주세요~^^
** 부록 **
아래는 기념행사 때 제작한 기념품입니다. 필요하신 분들 참고하세요~