# 2012 체인지온 컨퍼런스 준비 과정을 이야기하다!!

안녕하세요~

체인지온 컨퍼런스 담당자입니다!! 🙂

체인지온에서 영상으로 만난 Holly Ross는 그녀가 속한 NTEN에서 진행하고 있는 ‘비영리 테크놀로지 컨퍼런스( NTC)’를 소개하면서 컨퍼런스의 의미를 아래와 같이 소개하였습니다.

“컨퍼런스 참석자들이 단체에서 유일하게 기술에 신경 쓰는 사람들입니다. 이들은 단체의 기술적 이슈들을 홀로 감당해야 하죠. 그래서 그들을 1년에 한번 모으는 것은 우리의 중요한 역할 중 하나입니다”  (소셜미디어는 비영리에게 무엇을 남겼나? 강연 중에서) 

컨퍼런스를 준비하는 실무자로서 다른 어떤 내용보다 이 말이 참 와닿았습니다.

같은 고민을 하는 사람들이 모여서 나누는 이야기는 그 어떤 이야기보다 공감되고 힘이 되기 때문이지요..

이런 의미에서 체인지온 컨퍼런스 준비과정에서 고민했던 운영상의 사항들을 정리해서 공유하고자 합니다~ 

체인지온에 오신 분들은 기술 뿐만 아니라 단체에서 진행하는 크고 작은 행사 준비를 고민하고 계실거라 생각해서요…^^

먼저, 전체적인 준비과정은 작년에 소개해드린 일정과 비슷합니다.

궁금하신 분들은 옆의 링크 참조해주세요! (-> 체인지온 컨퍼런스는 언제부터 준비하나요? )

아래는 저희가 올해 컨퍼런스에서 중점적으로 고민했던 사항들 중심으로 정리하였습니다.

“연사들이 자유롭게 움직일 수 있는 무대를 만들어주세요!” 

2012 체인지온 컨퍼런스 준비에서 가장 많이 고민했던 사항은 바로 무대였습니다.

그동안 연사들이 고정된 단상에서 발표를 했었는데, 참가자들의 설문을 받아 보니 보다 역동적인 발표를 요청하는 의견이 많았습니다.  

– 이를 위해 첫 번째로는 행사장소를 다시 조사하였습니다. 그러나 400명 규모에 맛있는 식사가 제공되는 장소가 마땅치 않았습니다! (가장 만족도 높은 밥을 포기할 수가;;;)

– 두번째로 빔프로젝트를 화면 뒤에 설치하는 방법을 생각해보았습니다.  (그동안 화면 앞에 설치된 빔프로젝트로  인해 화면에 그림자가 생겨서 연사들이 움직일 수가 없었거든요….) 그러나 빔프로젝트를 뒤에 설치할 경우 거리 확보를 위해 무대를 앞으로 내어야 하는데, 이 공간을 위해서는 참가자를 줄여야하는 문제가 생겼습니다.

– 마지막으로 LED 설치를 고려해보았는데.. 비용도 만만치 않거니와 앞에서는 PPT 발표 자료가 잘 보이 않는다는 단점이 있었습니다.

이렇게 고민을 하고 있는 저희에게 나타난 쉽고도 간단한 방법은?

바로바로 현수막 설치였습니다!

무대 벽을 모두 활용하여 대형 현수막을 설치하되, 이 현수막 안에 스크린 영역과 무대 영역을 나누어서 제작하였습니다.

스크린 영역에 자료를 띄우고, 무대 영역에서는 연사들이 자유롭게 움직일 수 있는 공간을 확보해 본 것이지요…

이렇게하여 완성된 무대!! 어떠신가요?

                                                                               <현수막 시안> 

 <무대 모습>

“해외 연사를 쉽게 만날 방법은 없을까?”

소셜미디어, 모바일, 리더십 등을 키워드로 비영리 단체를 위한 다양한 활동을 하고 있는 Holly Ross를 체인지온에서 만나기 위해서 저희가 택한 방법은 바로 스카이프였습니다! 대신 현장에서 연결이 원할하지 않을 상황을 대비하여 실시간으로 진행하기 보다는 스카이프 인터뷰 자체를 영상으로 만들어서 상영하는 방법으로 결정하였습니다.

사전에 궁금했던 사항들을 질문으로 정리하여 메일을 보낸 후 시간약속을 정했고, 드디어 약속된 날 Holly Ross와 스카이프로 연결에 성공하였습니다. 녹화는 스카이프 앱스토어에서 다운로드 가능한 Callnote Premium을 활용하여 진행하였는데요. 스카이프 영상통화와 동시에 영상과 음성을 모두 녹화할 수 있을 뿐만 아니라 무료에 에버노트와 메일을 통한 공유도 가능한 아주 유용한 서비스 였습니다. (스카이프로 영상 인터뷰를 진행하시는 경우 참고 해보시면 좋을 것 같네요^^)

<인터뷰 캡쳐영상과 슬라이드를 함께 구성한 영상 모습>

물론 이렇게 영상을 캡쳐한다고 해도 상대방과의 네트워크 연결이 원활하지 않다면 영상의 품질은 생각보다 떨어질 수도 있다는 사실을 명심해주세요!!저희 역시 캡쳐된 영상과 음성의 상태가 그다지 좋지는 않았기 때문에 가능한한 화면은 작게 배치하고, 자막과 관련자료를 넣어서 큰 스크린에서 상영이 가능한 영상으로 다시 제작하였습니다. 이때 화면 구성은 PPT로 하였고, 영상은 Adobe Premiere의 화면 분할기능을 활용하였습니다.

혹시 원거리 인터뷰를 계획하고 계시다면 한번 참고해보세요~ (단 스카이프를 통한 녹화가 원활하지 않아서 중간중간 확인하면서 진행하다 보면 실제 인터뷰 진행 시간은 필요한 분량의 2.5배 정도로 잡아야 한다는 점!! ^^)

“다른 기관 및 단체들이 활용할 수 있게 쉬운 방법으로!! 소스는 모두 공개!!”

체인지온이 끝나고 나면 개막식과 관련된 문의를 가장 많이 받습니다.

개막식을 어떻게 준비했는지 물어보시는데..

대답은!!

파워포인트(PPT) 입니다!! ^^

파워포인트(PPT)에 글자 포인트를 최소 50이상으로 하여 만드시면 끝~

파워포인트(PPT)한장에 가급적 한문장만 담으시길 권해드립니다! 

폐막식에 진행되는 펀어워드 역시

어떤 주제로 ‘상명’을 만들것인가를 정한 후, 현장에서 찍은 사진을 PPT에 담아서 진행합니다.

이외에 이번 컨퍼런스에서는 명함이벤트와 인맥지도 만들기를 진행하였습니다.

400명 가량의 참가자들이 강연만 듣고 헤어진다는게 아쉬워서 준비한 것이 바로 이 이벤트인데요..

명함이벤트와 인맥지도 역시 명함통과 현수막만 있으면 된다는 사실!!

어렵지 않으시죠? ^^

이처럼 체인지온 컨퍼런스에서 진행하는 모든 이벤트는 다른 기관 및 단체들도 응용할 수 있도록 쉽고 비용이 들지 않는 방법을 시도하고 있습니다.  

기타 운영과 관련하여 필요한 소스는 아래 링크를 참고하세요! (설치 방법도 함께 소개되어 있습니다.)

– 쉬는 시간에 운영한 트위터, 페이스북 실시간 피드 소스 ( -> http://itcanus.net/index.php?mid=source_open&document_srl=101209)

– 책 경품 추첨 소스 (-> http://itcanus.net/index.php?mid=source_open&document_srl=37800)

연사들이 30분 안에 발표를 마칠 수 있게,  단상 앞에 모니터로 30분 카운팅을 하고 있는데..

시간 카운팅 소스(-> http://itcanus.net/index.php?mid=source_open&document_srl=57647)

“인쇄물과 포장은 최소화 하려고 노력했습니다~”

참가자 모집과 행사장 데코레이션, 행사 진행 등을 위해서는 많은 인쇄물이 필요합니다.

그런데 행사가 끝나고 불필요해진 제작물을 보면 매번 아깝다는 생각을 지울수가 없었습니다.

그래서 체인지온 컨퍼런스에서는 인쇄물과 포장을 최소화하기로 하였습니다.

기본적으로 참가자 모집은 온라인으로만 진행합니다. 온라인 접수 페이지를 열고, 트위터, 페이스북, 이메일 등으로 홍보를 진행합니다. 홍보용 포스터 제작과 리플렛 제작은 생략합니다.

작년까지는 현장에서 프로그램을 살펴볼 수 있고, 간단히 메모할 수 있는 워크북을 제공하였으나 활용도가 높지 않다고 판단하여 올해에는 워크북 제작 대신 명찰을 활용하였습니다.

일명 찍찍이 명찰!! 4면을 활용할 수 있는 명찰 케이스를 구입하여 앞면에는 명찰로 활용하고 안쪽에는 프로그램과 연사를 소개하는 리플렛을 넣었습니다~  워크북에 대한 아쉬움을 전하신 분들도 계시지만, 간단하면서도 실용적인 명찰에 대한 호응이 더 좋았답니다~ 한번 참고해보세요!! ^^

점심시간에 드린 간식은 행사가 끝나고 쓰레기를 담아 버릴 수 있도록 봉투에 담아 준비하였구요,

기념품으로 드린 우산 역시 별도의 상자 제작이나 포장을 생략하였습니다.

대신 마음을 전할 수 있는 쪽지를 라벨지로 출력하여 부착하였습니다

여기까지!! 체인지온 준비과정 이야기였습니다~

저희의 준비과정 이야기를 정리하다보니 너무 세세한 사항까지 말씀드린건 아닌가 하는 걱정도 있지만…

실무에서 고민하시는 분들에게 작은 도움이 되었으면 하는 바람으로 과감히 소개합니다!!

혹시 체인지온 컨퍼런스 운영과 관련하여 궁금한 사항이 있으시다면 언제든지 문의 주세요~^^  

관련 자료:

• [2012 체인지온 컨퍼런스] 현장을 이야기 합니다! / ChangeON.org(2012-11-21)
• [2012 체인지온 컨퍼런스] 추천 도서 10권 소개 / ChangeON.org(2012-11-19)
• [2012 체인지온 컨퍼런스] 발표자료를 공유합니다 / ChangeON.org(2012-11-15)
• 체인지온 컨퍼런스는 언제부터 준비하나요? / ChangeON.ogr(2011-11-24)